6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), kişisel verilerin işlenmesi sürecinde bireylerin haklarını korumayı amaçlamaktadır. Bu kapsamda, KVKK Aydınlatma Metni, veri sorumlularının kişisel verileri işlerken bireyleri bilgilendirme yükümlülüğünü yerine getirmelerini sağlayan bir belgedir.
KVKK Aydınlatma Metni Nedir?
KVKK’nın 10. maddesi, veri sorumlularının aydınlatma yükümlülüğünü detaylandırmaktadır. Aydınlatma yükümlülüğü, veri işleme süreçlerinde kişisel verisi alınan bireylerin bilgilendirilmesini ve işlenen verilerle ilgili şeffaf olunmasını gerektirir. Bu metin, kişisel veri işleme amacını, hukuki dayanağını, toplanma yöntemlerini ve veri sahiplerinin haklarını içermelidir.
Aydınlatma Yükümlülüğünün Kapsamı
KVKK kapsamında, kişisel veri işleyen tüm gerçek ve tüzel kişiler aydınlatma yükümlülüğüne tabidir. Bu yükümlülüğün yerine getirilmesi için bireylerin onay vermesi gerekmese de verinin işlenme sürecinde detaylı bir bilgilendirme yapılması zorunludur.
Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken şu ilkelere dikkat edilmelidir:
- Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun hareket edilmelidir.
- Veriler doğru, güncel, belirli ve meşru bir amaç doğrultusunda işlenmelidir.
- Kişisel veriler amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalıdır.
- Veriler gerekli süre boyunca saklanmalı, mevzuata uygun olarak korunmalıdır.
KVKK Aydınlatma Metninde Yer Alması Gereken Bilgiler
KVKK’nın 10. maddesi kapsamında bir aydınlatma metni hazırlanırken, en az aşağıdaki bilgileri içermesi gerekmektedir:
1. Veri Sorumlusu ve Temsilcisinin Kimlik Bilgileri
Aydınlatma metni, veri sorumlusunun adı, unvanı ve iletişim bilgilerini içermelidir.
2. Kişisel Verilerin İşlenme Amacı
Kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiği açıkça belirtilmelidir. Belirsiz ifadelerden kaçınılmalı, yalnızca mevcut ve kesin amaçlar açıklanmalıdır.
3. Kişisel Verilerin Aktarılabileceği Kişiler ve Amaçları
Eğer kişisel veriler üçüncü kişilerle (örneğin iş ortakları, tedarikçiler, hissedarlar) paylaşılacaksa, bu aktarımın neden yapıldığı ve kimlerle paylaşıldığı net bir şekilde açıklanmalıdır.
4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Verilerin hangi yöntemlerle toplandığı (web sitesi formları, sözleşmeler, çağrı merkezi vb.) ve hangi hukuki sebebe dayalı olarak işlendiği belirtilmelidir.
5. İlgili Kişinin Hakları (KVKK 11. Madde Kapsamında)
Kişisel verisi işlenen bireyler;
- Verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşleme amacını sorgulama,
- Eksik veya yanlış işlenen verileri düzelttirme,
- Verilerin silinmesini talep etme,
- Verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
- İşlenen verilerle ilgili itiraz etme haklarına sahiptir.
Aydınlatma metninde, ilgili kişinin bu hakları nasıl kullanabileceği ve hangi kanallar aracılığıyla başvurabileceği detaylı olarak açıklanmalıdır.
Mobese Kayıtları ve Aydınlatma Yükümlülüğü
KVKK madde 28, bazı durumlarda kişisel veri işleme faaliyetlerinin aydınlatma yükümlülüğünden muaf olabileceğini düzenlemektedir. Örneğin, kamu güvenliği, suç önleme ve soruşturma amacıyla yapılan MOBESE kayıtları KVKK’nın 10. maddesi kapsamına girmemektedir.
Aydınlatma Metni Nasıl Hazırlanmalıdır?
KVKK Aydınlatma Metni, fiziksel veya dijital ortamda paylaşılabilir. Aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek için sözlü, yazılı, sesli kayıt veya elektronik ortamlar kullanılabilir.
Etkili Bir Aydınlatma Metni Hazırlamak İçin İpuçları
- Dilin sade ve anlaşılır olmasına dikkat edilmelidir.
- Hukuki terimler en aza indirilmeli, herkesin anlayabileceği bir dille yazılmalıdır.
- İlgili kişilere hangi kanallar aracılığıyla ulaşabilecekleri açıkça belirtilmelidir.
- Gerektiğinde uzman bir avukattan destek alınarak metin, ilgili yasal mevzuata uygun hale getirilmelidir.
Sonuç
KVKK Aydınlatma Metni, veri işleyen her kuruluş için yasal bir zorunluluktur. Kanuna uygun şekilde hazırlanmalı, eksiksiz ve şeffaf bir bilgilendirme sağlamalıdır. Şirketler veya veri sorumluları, KVKK’ya tam uyum sağlamak için bu metni güncel tutmalı ve gerekirse profesyonel hukuki destek almalıdır.
Bu rehber, KVKK Aydınlatma Metni’nin nasıl hazırlanması gerektiği konusunda temel bilgileri sunmaktadır. Daha detaylı bilgi ve profesyonel destek için konunun uzmanı hukukçularla çalışmanız önerilir.
Diğer yazılarımız:
Ticari Sözleşmelerde Ayıp ve Ayıp İhbarı Nedir? Hukuki Süreç ve Önemli Detaylar
Sözleşmelerde Cezai Şart Düzenlenmesi ve Uygulanması
Finansal Kiralama (Leasing) Sözleşmesi Nedir ve Nasıl Yapılır?
E-Ticaret Sözleşmeleri: E-Ticaret Sitelerinde Bulunması Gereken Hukuki Metinler
Zorunlu Arabuluculuk Nedir? Nasıl İşler?
Marka Hükümsüzlüğü Davası Nedir? Nasıl Açılır?
Hukuki Danışmanlık Hizmeti: Nedir, Nasıl Alınır ve Neden Önemlidir?