6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVKK) yürürlüğe girmesinden sonra, kişisel verileri işleyen tüm gerçek ve tüzel kişiler için önemli yükümlülükler getirildi. Bu yükümlülüklerin en belirgin olanı, veri işleme faaliyetlerine başlamadan önce Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yönetilen VERBİS Kaydı (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) yapmasıdır.
VERBİS’in Amacı ve İşlevi
VERBİS; kişisel verilerin işlenme amaçları, yöntemleri ve kapsamını sistematik olarak beyan etmeyi sağlayan bir kayıt platformudur. Kanun gereği, veri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, işleme faaliyetlerine başlamadan önce Sicile kaydolmak zorundadır. Bu kayıt işlemi, veri sorumlularının kimliklerinin ve veri işleme süreçlerinin kamuya açık şekilde tanımlanmasını sağlayarak, kişisel verilerin korunmasına yönelik şeffaflığı artırmayı hedeflemektedir.
Kayıt İşleminin Gerçekleştirilmesi
Kayıt süreci, Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun resmi web sitesi üzerinden gerçekleştirilir. Siteye giriş yaparak, VERBİS bölümüne tıklanır ve istenen alanlardaki bilgilerin eksiksiz doldurulmasıyla kayıt tamamlanır.
VERBİS’e Ne Zaman Kayıt Olunmalı?
KVKK kapsamında alınan Kurul kararlarına göre, veri sorumlularının kayıt başlama tarihleri belirlenmiştir. Örneğin:
- Büyük Ölçekli ve Yurtdışı Veri Sorumluları: Yıllık çalışan sayısı 50’den fazla veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den yüksek olanlar ile yurtdışında yerleşik tüm veri sorumluları, 01.10.2018 ile 30.09.2020 tarihleri arasında Sicile kayıt olmak zorundadır.
- Özel Nitelikli Veri İşleyen Küçük Ölçekli Sorumlular: Çalışan sayısı 50’nin altında ve bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan, ancak ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleyenler için kayıt süresi 01.01.2019 ile 31.03.2020 olarak belirlenmiştir.
- Kamu Kurum ve Kuruluşları: Bu gruba ait veri sorumlularının kayıt süresi 01.04.2019 ile 30.06.2020 arasındadır.
Hangi Veri Sorumluları Kayıt Yükümlülüğüne Tabidir?
KVKK’nın 16. maddesi uyarınca, Türkiye’de yerleşik olan ya da Türkiye’de kişisel veri işleyen tüm gerçek ve tüzel kişiler genel anlamda VERBİS kaydı yaptırmak zorundadır. Bu kapsamda;
- Yerel Veri Sorumluları: Türkiye’de ikamet eden bireyler ve kurumlar,
- Yurtdışı Kuruluşları: Türkiye’de hizmet veren yabancı şirketler (temsilci aracılığıyla kayıt) ve,
- Kamu Kurumları: İlgili mevzuat çerçevesinde faaliyet gösteren tüm kamu kurum ve kuruluşları kayıt zorunluluğu altındadır.
İstisna Kapsamına Giren Durumlar
KVKK’nın 16. maddesinde belirtilen “Kurulca belirlenecek objektif kriterler” doğrultusunda, bazı veri sorumluları Sicile kayıt yükümlülüğünden muaf tutulmuştur. Bu muafiyet kapsamında;
- Otomatik Olmayan Veri İşleme: Sadece manuel yöntemlerle veri işleyenler,
- Belirli Meslek Grupları: Noterler, avukatlar, gümrük müşavirleri gibi belirli meslek grupları,
- Sınırlı Kapsamlı İşleyenler: Çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den düşük olan, sadece kendi personel veya üyelerine yönelik veri işleyenler yer almaktadır.
Bu istisna durumları, verilerin korunması yükümlülüklerinden feragat anlamına gelmez; veri işleme faaliyetlerinin diğer KVKK şartlarına uygunluğu devamlı olarak sağlanmalıdır.
KVKK Kurul Kararları
Kişisel Verileri Koruma Kurulu, VERBİS kayıt süreci ve kapsamı ile ilgili çeşitli kararlar almıştır. Örneğin:
- Yabancı Bankaların Temsilcilikleri: ülkemizde temsilciliği bulunan yabancı bankaların, bankacılık faaliyetleri kapsamında Türkiye’de kişisel veri işleme faaliyetlerine tabi olduğu ve bu nedenle VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunduğu belirtilmiştir.
- Yurtdışı Tüzel Kişilerin Şubeleri ve İrtibat Büroları: yurtdışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye’deki şubeleri ve irtibat bürolarının, faaliyetlerinin kapsamına göre Sicile kayıt olup olmayacaklarının detaylı değerlendirmesi yapılmıştır.
Bu kararlar, veri işleme süreçlerinin şeffaflığını artırmak ve kişisel verilerin korunmasını sağlamak amacıyla alınmış olup, KVKK’nın genel ilkeleriyle uyumlu olarak uygulamaya konulmuştur.
Kayıt Zorunluluğuna Uymamanın Yaptırımları
KVKK’nın 18. maddesine göre, VERBİS’e kayıt yaptırmayan veya bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumlularına, 2025 yılı itibarıyla 272.380,00 TL ile 13.620.402,00 TL arasında idari para cezası uygulanabilir. Bu yaptırımlar, hem gerçek kişiler hem de özel hukuk tüzel kişileri için geçerlidir. Kamu kurumlarında ise, ihlalin tespiti durumunda ilgili memurlar hakkında disiplin cezaları söz konusu olabilir.
Sonuç
KVKK’nın öngördüğü VERBİS kaydı, kişisel veri işleyen tüm gerçek ve tüzel kişiler için zorunlu olup, veri işleme faaliyetlerinin yasal ve şeffaf bir biçimde yürütülmesini sağlamayı amaçlamaktadır. Kurul tarafından belirlenen kayıt tarihleri ve istisna kriterleri doğrultusunda, veri sorumluları kendi yükümlülüklerini yerine getirmeli; aksi halde ciddi idari yaptırımlar ve hukuki sonuçlarla karşılaşabilirler. Bu nedenle İster gerçek kişi ister tüzel kişi olun, kişisel verilerin hukuka uygun şekilde işlenmesi ve korunması için tüm yükümlülüklerin eksiksiz yerine getirilmesi gerekmektedir. Bu nedenle, KVKK uyum sürecinde hukuki danışmanlık alınması, oluşabilecek riskleri ve idari yaptırımları önlemede kritik rol oynar.
Diğer yazılarımız:
Ticari Sözleşmelerde Cezai Şart Nedir? İptal Koşulları ve Dava Süreci [2025]
İstanbul’da Ticaret Avukatı Nasıl Seçilir? Uzmanlık, Hizmetler ve İpuçları [2025]
Limited Şirketlerde Müdürün İmza Yetkisi ve Yetki Aşımı Sonuçları [2025 Rehberi]
Konkordato Sürecinde Alacaklı Hakları: Oy Hakkı, Rücu ve İtiraz Yolları [2025]
Ticari İşletme Devri Nedir? Sözleşme Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler [2025]
Ticari Sözleşmelerde Ayıp ve Ayıp İhbarı Nedir? Hukuki Süreç ve Önemli Detaylar
E-Ticaret Sözleşmeleri: E-Ticaret Sitelerinde Bulunması Gereken Hukuki Metinler
Zorunlu Arabuluculuk Nedir? Nasıl İşler?
Hukuki Danışmanlık Hizmeti: Nedir, Nasıl Alınır ve Neden Önemlidir?